Microsoft SharePoint, GED, CRM et GDPR : et si on faisait le point ?

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Microsoft SharePoint, GED, CRM et GDPR : et si on faisait le point ?

Gestion documentaire dans Dynamics CRM, liaison vers d’autres entités de l’outil, sécurisation de documents, Sharepoint est une application collaborative de gestion de contenu qui permet en toute sécurité de partager des informations et des documents. Son accès centralisé via Office 365 simplifie d’ailleurs cette gestion documentaire en mode collaboratif. Le stockage, la recherche et l’exploitation de ces documents en mode collaboratif optimise d’ailleurs la prise de décision, notamment en termes commerciaux. En effet, la synchronisation des données et l’accès distant en mode Cloud dans Dynamics 365 sont des points essentiels non seulement dans la gestion des documents mais surtout dans la capacité à les partager à tout moment et partout. Client à serveur et Serveur à serveur, Microsoft Dynamics 365 prend en charge deux types d’intégration de SharePoint pour faciliter l’archivage, l’extraction, l’affichage de l’historique et la modification des propriétés d’un document. A l’heure du GDPR, on peut alors s’appuyer sur ces plateformes de travail collaboratif et de GED comme SharePoint.

Microsoft SharePoint est donc une plateforme avec de multiples fonctionnalités qui facilite la gestion électronique de documents (GED) de l’entreprise, en inter comme en intra. Rassemblés en un seul endroit, les documents sont accessibles par tous les collaborateurs quel que soit le point de connexion avec des informations à jour (factures, offres, données clients, prix etc.)

La GED est l’un des points clés de la plateforme SharePoint. Cette fonctionnalité d’indexation et de gestion des documents permet de classifier, archiver et exploiter les documents tout en facilitant la recherche de données, quel qu’en soit le volume. SharePoint est aussi un outil performant de gestion de projet. Ainsi SharePoint Foundation permet de définir et gérer les tâches et fonctions de vos collaborateurs dans le but d’atteindre principalement des objectifs notamment commerciaux, préalablement déterminés. Il propose donc les principaux outils de la gestion de projet comme la visualisation de la planification du projet, le diagramme de Gantt, les espaces de stockage etc.

En intranet ou en extranet, SharePoint offre également la possibilité de travailler sur des sites d’équipes afin de faciliter le mode collaboratif que ce soit entre collaborateurs ou avec les fournisseurs. Les workflows quant à eux, paramétrables, permettent d’automatiser les tâches afin d’optimiser la productivité des collaborateurs.

A l’heure du GDPR, la sécurité et l’intégrité des informations accessibles via SharePoint sont également un point crucial.

GED

Intégré à votre CRM, SharePoint prend en charge les besoins en Gestion Electronique de Documents (GED) qui permet notamment d’assurer l’homogénéité des processus métier et des flux de travail dans le cadre du traitement des documents.

Côté messagerie, la mise en place du GDPR a un impact non négligeable. Les mauvaises pratiques sont de mise et de nombreux utilisateurs stockent des données personnelles et confidentielles qui ne sont pas toujours bien gérées. 25% des vols de données sont commis par des acteurs internes à l’entreprise. La plupart de ces données sont transmises par mail sans aucune forme de protection. Côté serveurs de fichiers, les droits d’accès ne sont pas toujours bien gérés.

Au sens du GDPR, c’est donc la société qui est responsable dans le cas de vol de données ou de partage d’informations confidentielles (bulletin de salaire, contrat…). Les entreprises vont donc devoir supprimer l’utilisation de l’email et du serveur de fichiers pour toutes les informations personnelles. Il est nécessaire de s’appuyer sur les contraintes du GDPR pour augmenter de manière significative le niveau de sécurité lorsque 21 % du vol de données est concentré sur le secteur industriel, les activités gouvernementales, l’activité de conseil et la recherche.

Il y a donc fort à parier que les meilleures pratiques vont devoir s’appuyer sur des plateformes de travail collaboratif et de gestion des documents tels que SharePoint.

 

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2018-07-04T10:45:33+00:00 12 juin 2018|Blog, CRM, Microsoft Dynamics 365|